POLITYKA PRYWATNOŚCI
Polityka prywatności, tj. zasady przetwarzania danych osobowych w Bioton S.A., Bioton Marketing Agency sp. z o.o. oraz Biolek sp. z o.o. oraz polityka plików cookies na stronie internetowej Bioton S.A.
Informacje wstępne
Szanując prawo do prywatności osób, których dane dotyczą, Grupa Bioton zapewnia zgodności procesu przetwarzania danych osobowych z obowiązującymi przepisami prawa. Poniżej zostały przedstawione zasady przetwarzania danych osobowych w Bioton S.A., Bioton Marketing Agency sp. z o.o. oraz Biolek sp. z o.o.
Administrator Danych
Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych w zależności od podmiotu, z którym łączą Panią lub Pana (lub Pani/ Pana pracodawcę) relacje biznesowe jest Bioton S.A., Bioton Marketing Agency sp. z o.o. lub Biolek sp. z o.o.
- Bioton S.A. to podmiot farmaceutyczny o zasięgu globalnym.
- Bioton Marketing Agnecy sp. z o.o. to podmiot prowadzący działania marketingowe produktów leczniczych Bioton S.A.
Dane osobowe w związku z profilem działalności Bioton S.A., Bioton Marketing Agency sp. z o.o. oraz Biolek sp. z o.o. mogą być udostępniane innym odbiorcom, tj.:
- podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską;
- bankom w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń,;
- organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa;
- podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcom zewnętrznych systemów wspierającym naszą działalność, podmiotom audytującym naszą działalność, podmiotom świadczącym usługi ochrony, a w przypadku zgłoszeń działania niepożądanego leku oraz zastosowania leku w ciąży podmiotom wspierającym przyjmowanie zgłoszeń.
Uzyskanie informacji o przetwarzaniu danych osobowych
Bioton S.A., Bioton Marketing Agency sp. z o.o. oraz Biolek sp. z o.o. wyznaczyły Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pod adresem poczty elektronicznej iod@bioton.com
Mogą Państwo również skontaktować się bezpośrednio z administratorem swoich danych:
- Bioton S.A. z siedzibą przy ul. Starościńskiej 5 w Warszawie, adres do korespondencji ul. Poznańska 12 Macierzysz (05-850 Ożarów Mazowiecki)
- Bioton Marketing Agency sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Poznańskiej 12 w Macierzyszu (05-850 Ożarów Mazowiecki)
- Biolek sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Poznańskiej 12 w Macierzyszu (05-850 Ożarów Mazowiecki)
Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania
Bioton S.A., Bioton Marketing Agency sp. z o.o. oraz Biolek sp. z o.o. zawsze legalnie i bezpiecznie przetwarzają Twoje dane.
- Bioton S.A.:
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych | Prawnie uzasadniony cel, jeśli występuje |
|---|---|---|
| Zawarcie i wykonanie umowy z klientem lub kontrahentem | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO Przez czas trwania umowy a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów roszczeń z niej wynikających. | Administrator w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów i kontrahentów. |
| Rozpatrywanie skarg i reklamacji | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO Przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji. | Administrator w związku z rozpatrywaniem reklamacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów. |
| Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami prawnymi | art. 6 ust. 1 lit. lit. f RODO Przez czas trwania postępowań w zakresie dochodzonych roszczeń, tj. do czasu ich prawomocnego zakończenia, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń. | Administrator w związku z dochodzeniem roszczeń lub obrony przed roszczeniami prawnymi w uzasadnionym celu może przetwarzać dane pracowników/ współpracowników klientów lub kontrahentów. |
| Archiwizowanie dokumentów, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Przez okresy wskazane przepisami prawa, a jeżeli co do określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas kiedy ich przechowywanie mieści w ramach prawnie uzasadnionego celu administratora regulowanego czasem możliwego dochodzenia roszczeń. | |
| Prowadzenie statystyk | Art. 6 ust. 1 lit f RODO Przez czas kiedy mamy inną, dodatkową postawę prawną przetwarzania. Nie przechowujemy danych osobowych wyłączne dla celów statystycznych. | Posiadanie informacji o statystykach prowadzonych przez Administratora działań pozwala na usprawnienie prowadzonej działalności |
| Prowadzenie działań marketingowych własnych produktów i usług bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO Do czasu wniesienia sprzeciwu, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcecie pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach. | Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność |
| Prowadzenie działań marketingowych własnych produktów i usług z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przy czym działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności Prawo telekomunikacyjne i Ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są jedynie na podstawie posiadanych zgód.Do czasu wniesienia sprzeciwu lub wycofania zgody, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcecie pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach. | Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność z wykorzystaniem adresów e-mail i numerów telefonów |
| Kontrola dostępu, w tym monitoring na teren administratora danych | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO Do czasu wśnienia sprzeciwu, nie dłużej niż rok czasu. | Prowadzenie kontroli osób przebywający na terenie administratora jest jego uzasadnionym celem. Administrator danych może uzyskiwać podstawowe dane pracownika/ współpracownika (imię i nazwisko, miejsce zatrudnienia lub współpracy) przed przybyciem osoby, której dane dotyczą od podmiotu, u którego ta osoba jest zatrudniona lub współpracuje. |
| Prowadzenie rekrutacji | Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. c i lit. f RODO Przez czas trwania rekrutacji, a w przypadku wyrażonej zgody na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż rok. | Administrator bez dodatkowej zgody osoby, której dane dotyczą może przechowywać dane kandydatów do pracy, którzy nie zostali zatrudnieni jeszcze do 6 miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji jako uzasadniony cel administratora z uwagi, iż zatrudniony pracownik może nie sprawdzić się na stanowisku pracy lub może zrezygnować. |
| Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami | Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. b, lit. c oraz lit. fRODO Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przez lat 50, w niektórych przypadkach w nawiązaniu do ostatniej nowelizacji, przez lat 10. Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów jest krótszy administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. W przypadku umów cywilnoprawnych umowy te będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń. | W ramach prawnie uzasadnionych celów administrator może przetwarzać dane pracowników w ramach prowadzonego monitoringu wizyjnego w celach bezpieczeństwa, czy wydawania identyfikatorów w ramach kontroli dostępu. Wizerunek administrator wykorzystuje jedynie na podstawie zgody pracownika/ współpracownika. |
| Przyjmowanie zgłoszeń działania niepożądanego leku oraz zastosowania leku w ciąży | Art. 6 ust. 1 lit c RODO Przez 10 lat od wycofania leku z obrotu. | |
| Przetwarzanie danych osób bliskich, osób pełniących funkcję zarządcze u administratora będącego emitentem w tzw. Liście insiderów. | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Przez 5 lat od sporządzenia lub aktualizacji listy. | |
| Nagrywanie i transkrypcja spotkań szkoleniowych | art. 6 ust. 1 lit. f RODO Przez czas niezbędny do realizacji celu szkoleniowego, nie dłużej jednak niż przez 4 lata od dnia ich pozyskania. | Administrator w celu efektywnego realizowania procesu szkoleniowego, udostępniania uczestnikom materiałów szkoleniowych oraz zapewnienia jakości przeprowadzanych szkoleń może utrwalać przebieg spotkań. |
| Nagrywanie i transkrypcja spotkań biznesowych i negocjacji | art. 6 ust. 1 lit. f RODO Przez czas realizacji współpracy lub obowiązywania umowy oraz przez okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń lub ustaleń stron wynikających ze spotkań. | Administrator w celu zapewnienia dokładności ustaleń, realizacji postanowień umownych oraz możliwości wykazania treści ustaleń w przypadku ewentualnych sporów może utrwalać przebieg spotkań. |
Jeżeli terminy właściwe dla dochodzenia ewentualnych roszczeń są krótsze niż okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowych dla celów podatkowych, dokumenty te będziemy przechowywać przez czas niezbędny dla celów podatkowo-rozliczeniowych, a więc przez 5 lat od czasu zakończenia roku w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy.
Klauzula informacyjna do spotkań online
| Kto jest administratorem Twoich danych? BIOTON S.A. z siedzibą przy ul. Starościńskiej 5 w Warszawie, adres do korespondencji: ul. Poznańska 12, Macierzysz (05-850 Ożarów Mazowiecki). Kontakt z inspektorem ochrony danych: iod@bioton.com. | Komu są udostępnianie? Dane osobowe są udostępniane dostawcy środowiska informatycznego i komunikatora Teams – Microsoft Ireland Ltd. Dane osobowe są udostępnianie dostawcy usługi automatycznej transkrypcji mowy. |
| W jakich celach i na jakich podstawach Twoje dane będą przetwarzane w ramach? Spotkania prowadzone za pośrednictwem platformy Microsoft Teams mogą być nagrywane oraz podlegać automatycznej transkrypcji mowy. Administrator każdorazowo informuje uczestników o fakcie nagrywania i transkrypcji przed rozpoczęciem spotkania.Spotkania biznesowe Nagrywanie oraz transkrypcja odbywają się w celu:
– jest to nasz prawnie uzasadniony interes związany z realizacją postanowień umownych oraz możliwości wykazania treści ustaleń w przypadku ewentualnych sporów (art. 6 ust 1 lit. f RODO). Spotkania szkoleniowe
– jest to nasz prawnie uzasadniony interes polegający na efektywnym realizowaniu procesu szkoleniowego, udostępnianiu materiałów szkoleniowych uczestnikom oraz zapewnieniu jakości przeprowadzanych szkoleń (art. 6 ust 1 lit. f RODO). | Jakie masz prawa?
Prawo do wniesienia sprzeciwu Prawo do skargi |
| Obowiązek podania danych Podanie przez Ciebie danych osobowych jest niezbędne w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora. | Przesyłanie danych za granicę Twoje dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. W przypadku naszych dostawców rozwiązań informatycznych Twoje dane osobowe mogą być transferowane do USA. Przekazujemy dane osobowe do podmiotów z siedzibą w USA, które biorą udział w programie Data Privacy Framework. Więcej informacji znajdziesz na stronie: https://www.dataprivacyframework.gov/s/. W pozostałych wypadkach zawieramy z naszymi dostawcami standardowe klauzule umowne. Więcej informacji, w tym kopie stosowanych przez nas standardowych klauzul umownych możesz uzyskać po kontakcie z naszym inspektorem danych osobowych: iod@bioton.com. |
| Jak długo Twoje dane są przetwarzane? Nagrania spotkań przechowywane są przez: okres 4 lat od ich pozyskania. Transkrypcje są przechowywane przez okres 4 lat od ich pozyskania. | Profilowanie i automatyczne podejmowanie decyzji Nie dochodzi do automatycznego podejmowania decyzji, w tym profilowania. |
- Bioton Marketing Agency sp. z o.o.:
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych | Prawnie uzasadniony cel, jeśli występuje |
|---|---|---|
| Zawarcie i wykonanie umowy z lekarzem i farmaceutą lub pielęgniarką oraz kontrahentem | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO Przez czas trwania umowy a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów roszczeń z niej wynikających. | Administrator w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami kontrahentów. |
| Prowadzenie działań promocyjnych produktów Bioton S.A. bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO Do czasu wniesienia sprzeciwu, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcecie pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach. | Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność. |
| Prowadzenie działań promocyjnych produktów Bioton S.A. z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przy czym działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności Prawo telekomunikacyjne i Ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są jedynie na podstawie posiadanych zgód.zDo czasu wniesienia sprzeciwu lub wycofania zgody, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcecie pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach. | Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność z wykorzystaniem adresów e-mail i numerów telefonów |
| Zamówienie i potwierdzenie odbioru próbek produktów leczniczych/wyrobów medyczych | Art. 6 ust. 1 lit. c Przez 6 lat od odbioru próbek produktów leczniczych. | |
| Uzyskanie zgody na odwiedziny lekarzy | art. 6 ust. 1 lit. a i c Przez 6 lat od wycofania zgody. | |
| Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami prawnymi | art. 6 ust. 1 lit. lit. f RODO Przez czas trwania postępowań w zakresie dochodzonych roszczeń, tj. do czasu ich prawomocnego zakończenia, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń. | Administrator w związku z dochodzeniem roszczeń lub obrony przed roszczeniami prawnymi w uzasadnionym celu może przetwarzać dane pracowników/ współpracowników klientów lub kontrahentów. |
| Archiwizowanie dokumentów, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Przez okresy wskazane przepisami prawa, a jeżeli co do określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas kiedy ich przechowywanie mieści w ramach prawnie uzasadnionego celu administratora regulowanego czasem możliwego dochodzenia roszczeń. | |
| Prowadzenie statystyk | Art. 6 ust. 1 lit f RODO Przez czas kiedy mamy inną, dodatkową postawę prawną przetwarzania. Nie przechowujemy danych osobowych wyłączne dla celów statystycznych. | Posiadanie informacji o statystykach prowadzonych przez Administratora działań pozwala na usprawnienie prowadzonej działalności |
| Prowadzenie rekrutacji | Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. c i lit. f RODO Przez czas trwania rekrutacji, a w przypadku wyrażonej zgody na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż rok. | Administrator bez dodatkowej zgody osoby, której dane dotyczą może przechowywać dane kandydatów do pracy, którzy nie zostali zatrudnieni jeszcze do 6 miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji jako uzasadniony cel administratora z uwagi, iż zatrudniony pracownik może nie sprawdzić się na stanowisku pracy lub może zrezygnować. |
| Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami | Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. b, lit. c oraz lit. fRODO Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przez lat 50, w niektórych przypadkach w nawiązaniu do ostatniej nowelizacji, przez lat 10. Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów jest krótszy administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. W przypadku umów cywilnoprawnych umowy te będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń. | W ramach prawnie uzasadnionych celów administrator może przetwarzać dane pracowników w ramach prowadzonego monitoringu wizyjnego w celach bezpieczeństwa, czy wydawania identyfikatorów w ramach kontroli dostępu. Wizerunek administrator wykorzystuje jedynie na podstawie zgody pracownika/ współpracownika. |
| Nagrywanie i transkrypcja spotkań szkoleniowych | art. 6 ust. 1 lit. f RODO Przez czas niezbędny do realizacji celu szkoleniowego, nie dłużej jednak niż przez 4 lata od dnia ich pozyskania. | Administrator w celu efektywnego realizowania procesu szkoleniowego, udostępniania uczestnikom materiałów szkoleniowych oraz zapewnienia jakości przeprowadzanych szkoleń może utrwalać przebieg spotkań. |
| Nagrywanie i transkrypcja spotkań biznesowych i negocjacji | art. 6 ust. 1 lit. f RODO Przez czas realizacji współpracy lub obowiązywania umowy oraz przez okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń lub ustaleń stron wynikających ze spotkań. | Administrator w celu zapewnienia dokładności ustaleń, realizacji postanowień umownych oraz możliwości wykazania treści ustaleń w przypadku ewentualnych sporów może utrwalać przebieg spotkań. |
Jeżeli terminy właściwe dla dochodzenia ewentualnych roszczeń są krótsze niż okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowych dla celów podatkowych, dokumenty te będziemy przechowywać przez czas niezbędny dla celów podatkowo-rozliczeniowych, a więc przez 5 lat od czasu zakończenia roku w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy.
Jeżeli przetwarzamy dane z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej dla celów marketingowych szczególnymi podstawami prawnymi przetwarzania są:
- 10 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2017 r. poz. 1219 ze zm.) jeżeli godzisz się otrzymywać informacje z wykorzystaniem maila;
- 172 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. prawo telekomunikacyjne (Dz.U. z 2017 r. poz. 1907 ze zm.) jeżeli godzisz się otrzymywać informacje z wykorzystaniem numeru telefonu;
Klauzula informacyjna do spotkań online
| Kto jest administratorem Twoich danych? BIOTON MARKETING AGENCY Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Poznańska 12, Macierzysz (05-850 Ożarów Mazowiecki). Kontakt z inspektorem ochrony danych: iod@bioton.com. | Komu są udostępnianie? Dane osobowe są udostępniane dostawcy środowiska informatycznego i komunikatora Teams – Microsoft Ireland Ltd. Dane osobowe są udostępnianie dostawcy usługi automatycznej transkrypcji mowy. |
| W jakich celach i na jakich podstawach Twoje dane będą przetwarzane w ramach? Spotkania prowadzone za pośrednictwem platformy Microsoft Teams mogą być nagrywane oraz podlegać automatycznej transkrypcji mowy. Administrator każdorazowo informuje uczestników o fakcie nagrywania i transkrypcji przed rozpoczęciem spotkania.Spotkania biznesowe Nagrywanie oraz transkrypcja odbywają się w celu:
– jest to nasz prawnie uzasadniony interes związany z realizacją postanowień umownych oraz możliwości wykazania treści ustaleń w przypadku ewentualnych sporów (art. 6 ust 1 lit. f RODO). Spotkania szkoleniowe
– jest to nasz prawnie uzasadniony interes polegający na efektywnym realizowaniu procesu szkoleniowego, udostępnianiu materiałów szkoleniowych uczestnikom oraz zapewnieniu jakości przeprowadzanych szkoleń (art. 6 ust 1 lit. f RODO). | Jakie masz prawa?
Prawo do wniesienia sprzeciwu Prawo do skargi |
| Obowiązek podania danych Podanie przez Ciebie danych osobowych jest niezbędne w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora. | Przesyłanie danych za granicę Twoje dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. W przypadku naszych dostawców rozwiązań informatycznych Twoje dane osobowe mogą być transferowane do USA. Przekazujemy dane osobowe do podmiotów z siedzibą w USA, które biorą udział w programie Data Privacy Framework. Więcej informacji znajdziesz na stronie: https://www.dataprivacyframework.gov/s/. W pozostałych wypadkach zawieramy z naszymi dostawcami standardowe klauzule umowne. Więcej informacji, w tym kopie stosowanych przez nas standardowych klauzul umownych możesz uzyskać po kontakcie z naszym inspektorem danych osobowych: iod@bioton.com. |
| Jak długo Twoje dane są przetwarzane? Nagrania spotkań przechowywane są przez: okres 4 lat od ich pozyskania. Transkrypcje są przechowywane przez okres 4 lat od ich pozyskania. | Profilowanie i automatyczne podejmowanie decyzji Nie dochodzi do automatycznego podejmowania decyzji, w tym profilowania. |
- Biolek sp. z o.o.:
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych | Prawnie uzasadniony cel, jeśli występuje |
|---|---|---|
| Zawarcie i wykonanie umowy z lekarzem i farmaceutą lub pielęgniarką oraz kontrahentem | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO Przez czas trwania umowy a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów roszczeń z niej wynikających. | Administrator w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami kontrahentów. |
| Rozpatrywanie skarg i reklamacji | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO Przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji. | Administrator w związku z rozpatrywaniem reklamacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów. |
| Prowadzenie działań promocyjnych produktów Biolek Sp. z o.o. bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO Do czasu wniesienia sprzeciwu, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcecie pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach. | Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność. |
| Prowadzenie działań promocyjnych produktów Biolek Sp. z o.o. z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przy czym działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności Prawo telekomunikacyjne i Ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są jedynie na podstawie posiadanych zgód. Do czasu wniesienia sprzeciwu lub wycofania zgody, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcecie pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach. | Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność z wykorzystaniem adresów e-mail i numerów telefonów i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach. |
| Zamówienie i potwierdzenie odbioru próbek produktów leczniczych/wyrobów medycznych | Art. 6 ust. 1 lit. c Przez 6 lat od odbioru próbek produktów leczniczych. | |
| Uzyskanie zgody na odwiedziny lekarzy | art. 6 ust. 1 lit. a i c Przez 6 lat od wycofania zgody. | |
| Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami prawnymi | art. 6 ust. 1 lit. lit. f RODO Przez czas trwania postępowań w zakresie dochodzonych roszczeń, tj. do czasu ich prawomocnego zakończenia, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń. | Administrator w związku z dochodzeniem roszczeń lub obrony przed roszczeniami prawnymi w uzasadnionym celu może przetwarzać dane pracowników/ współpracowników klientów lub kontrahentów. |
| Archiwizowanie dokumentów, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Przez okresy wskazane przepisami prawa, a jeżeli co do określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas kiedy ich przechowywanie mieści w ramach prawnie uzasadnionego celu administratora regulowanego czasem możliwego dochodzenia roszczeń. | |
| Prowadzenie statystyk | Art. 6 ust. 1 lit f RODO Przez czas kiedy mamy inną, dodatkową postawę prawną przetwarzania. Nie przechowujemy danych osobowych wyłączne dla celów statystycznych. | Posiadanie informacji o statystykach prowadzonych przez Administratora działań pozwala na usprawnienie prowadzonej działalności |
| Prowadzenie rekrutacji | Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. c i lit. f RODO Przez czas trwania rekrutacji, a w przypadku wyrażonej zgody na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż rok. | Administrator bez dodatkowej zgody osoby, której dane dotyczą może przechowywać dane kandydatów do pracy, którzy nie zostali zatrudnieni jeszcze do 6 miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji jako uzasadniony cel administratora z uwagi, iż zatrudniony pracownik może nie sprawdzić się na stanowisku pracy lub może zrezygnować. |
| Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami | Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. b, lit. c oraz lit. f RODO Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przez lat 50, w niektórych przypadkach w nawiązaniu do ostatniej nowelizacji, przez lat 10. Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów jest krótszy administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. W przypadku umów cywilnoprawnych umowy te będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń. | W ramach prawnie uzasadnionych celów administrator może przetwarzać dane pracowników w ramach prowadzonego monitoringu wizyjnego w celach bezpieczeństwa, czy wydawania identyfikatorów w ramach kontroli dostępu. Wizerunek administrator wykorzystuje jedynie na podstawie zgody pracownika/ współpracownika. |
| Nagrywanie i transkrypcja spotkań szkoleniowych | art. 6 ust. 1 lit. f RODO Przez czas niezbędny do realizacji celu szkoleniowego, nie dłużej jednak niż przez 4 lata od dnia ich pozyskania. | Administrator w celu efektywnego realizowania procesu szkoleniowego, udostępniania uczestnikom materiałów szkoleniowych oraz zapewnienia jakości przeprowadzanych szkoleń może utrwalać przebieg spotkań. |
| Nagrywanie i transkrypcja spotkań biznesowych i negocjacji | art. 6 ust. 1 lit. f RODO Przez czas realizacji współpracy lub obowiązywania umowy oraz przez okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń lub ustaleń stron wynikających ze spotkań. | Administrator w celu zapewnienia dokładności ustaleń, realizacji postanowień umownych oraz możliwości wykazania treści ustaleń w przypadku ewentualnych sporów może utrwalać przebieg spotkań. |
Klauzula informacyjna do spotkań online
| Kto jest administratorem Twoich danych? Biolek Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Poznańska 12, Macierzysz (05-850 Ożarów Mazowiecki). Kontakt z inspektorem ochrony danych: iod@bioton.com. | Komu są udostępnianie? Dane osobowe są udostępniane dostawcy środowiska informatycznego i komunikatora Teams – Microsoft Ireland Ltd. Dane osobowe są udostępnianie dostawcy usługi automatycznej transkrypcji mowy. |
| W jakich celach i na jakich podstawach Twoje dane będą przetwarzane w ramach? Spotkania prowadzone za pośrednictwem platformy Microsoft Teams mogą być nagrywane oraz podlegać automatycznej transkrypcji mowy. Administrator każdorazowo informuje uczestników o fakcie nagrywania i transkrypcji przed rozpoczęciem spotkania.Spotkania biznesowe Nagrywanie oraz transkrypcja odbywają się w celu:
– jest to nasz prawnie uzasadniony interes związany z realizacją postanowień umownych oraz możliwości wykazania treści ustaleń w przypadku ewentualnych sporów (art. 6 ust 1 lit. f RODO). Spotkania szkoleniowe
– jest to nasz prawnie uzasadniony interes polegający na efektywnym realizowaniu procesu szkoleniowego, udostępnianiu materiałów szkoleniowych uczestnikom oraz zapewnieniu jakości przeprowadzanych szkoleń (art. 6 ust 1 lit. f RODO). | Jakie masz prawa?
Prawo do wniesienia sprzeciwu Prawo do skargi |
| Obowiązek podania danych Podanie przez Ciebie danych osobowych jest niezbędne w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora. | Przesyłanie danych za granicę Twoje dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. W przypadku naszych dostawców rozwiązań informatycznych Twoje dane osobowe mogą być transferowane do USA. Przekazujemy dane osobowe do podmiotów z siedzibą w USA, które biorą udział w programie Data Privacy Framework. Więcej informacji znajdziesz na stronie: https://www.dataprivacyframework.gov/s/. W pozostałych wypadkach zawieramy z naszymi dostawcami standardowe klauzule umowne. Więcej informacji, w tym kopie stosowanych przez nas standardowych klauzul umownych możesz uzyskać po kontakcie z naszym inspektorem danych osobowych: iod@bioton.com. |
| Jak długo Twoje dane są przetwarzane?Nagrania spotkań przechowywane są przez: okres 4 lat od ich pozyskania. Transkrypcje są przechowywane przez okres 4 lat od ich pozyskania. | Profilowanie i automatyczne podejmowanie decyzjiNie dochodzi do automatycznego podejmowania decyzji, w tym profilowania. |
Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność podania danych
Osoba, której dane są przetwarzane przez administratora ma prawo żądania dostępu do danych, ich sprostowania, czyli poprawienia, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przeniesienia danych. Więcej informacji o prawach osób, których dane dotyczą dostępne są w art. 12-23 Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO/GDPR), którego tekst można znaleźć pod adresem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679
Nadto, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, więcej informacji pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/p/skargi
Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności oraz w sytuacjach przewidzianych przepisami prawa. W pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne.
Przekazywanie danych do państw trzecich
Dane będą przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego, czyli co do zasady nie przekazujemy danych do państw trzecich. Mogą zdarzyć się sytuacje, że podstawowe dane służbowe pracownika/ współpracownika Bioton S.A. (takie jak: imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu służbowego oraz adres e-mail) mogą zostać przekazane do państw trzecich. Niezbędność przekazania danych do państw trzecich uwarunkowana jest wykonaniem umowy pomiędzy Bioton S.A. a pracownikiem/ współpracownikiem, którego dane osobowe są przekazywane. Przekazanie do państwa trzeciego danych osobowych pracownika/ współpracownika, dotyczy tych osób którzy będą wykonywać czynności na rzecz klienta lub potencjalnego klienta z państwa trzeciego.
Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany
Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, miałyby być powodowane inne skutki prawne lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na naszych klientów, kontrahentów oraz ich pracowników, lekarzy, pielęgniarek .
W ramach wykonywanych czynności korzystamy z plików cookies w ten sposób, że obserwujemy i analizujemy ruch na naszych stronach.